Una de las primeras decisiones al digitalizar un proceso empresarial es elegir entre utilizar un software que ya existe o desarrollar una aplicación específicamente para la operación de la empresa.
La respuesta no siempre es desarrollar algo desde cero. Existen herramientas genéricas excelentes que pueden resolver determinadas necesidades de forma rápida y económica.
El problema aparece cuando la empresa comienza a modificar sus procesos para adaptarse a las limitaciones del software.
La decisión correcta no depende de cuál tecnología sea "mejor", sino de cuál se adapta mejor a la operación, objetivos y etapa de crecimiento de tu empresa.
¿Qué es un software genérico?
Es una plataforma desarrollada para resolver necesidades comunes de muchas empresas y usuarios.
Sistemas de facturación, plataformas de correo, herramientas de administración de proyectos, CRM y servicios de almacenamiento son algunos ejemplos.
Su principal ventaja es que ya existe una infraestructura desarrollada y probada que puede utilizarse prácticamente de inmediato.
¿Qué es una aplicación a la medida?
Una aplicación a la medida se diseña alrededor de los procesos específicos de una organización.
En lugar de modificar la forma de trabajar para adaptarse a una plataforma existente, el sistema se construye considerando cómo opera realmente la empresa.
Procesos propios
El sistema refleja la operación real de la empresa.
Funciones específicas
Se desarrolla únicamente lo que el negocio necesita.
Evolución
La plataforma puede crecer junto con la organización.
Ventajas del software genérico
Utilizar una solución existente puede ser la opción correcta cuando los procesos de tu empresa son relativamente estándar.
Ventajas de una aplicación a la medida
El desarrollo personalizado cobra mayor valor cuando la operación tiene procesos particulares o cuando diferentes departamentos necesitan trabajar de manera conectada.
Adaptación
El software se adapta a la empresa, no al contrario.
Automatización
Las tareas repetitivas pueden integrarse directamente al flujo operativo.
Control
La organización tiene mayor control sobre funciones y evolución.
¿Cuál es más económico?
A corto plazo, una plataforma existente suele requerir una inversión inicial menor.
Sin embargo, el costo real debe analizarse en función de varios factores: licencias, cantidad de usuarios, funciones adicionales, integraciones y horas de trabajo que continúan realizándose manualmente.
Una solución aparentemente económica puede resultar costosa si obliga a tu equipo a dedicar cientos de horas cada año a procesos que podrían automatizarse.
¿Tu software sigue tus procesos o tus procesos siguen al software?
Esta es probablemente la pregunta más importante al evaluar una solución empresarial.
Cuando el equipo utiliza hojas de cálculo, documentos externos, mensajes, correos y pasos manuales para compensar las limitaciones de una plataforma, puede ser señal de que la herramienta ya no se adapta a la operación.
- Se captura la misma información varias veces.
- Los empleados utilizan herramientas externas para completar un proceso.
- Existen muchas hojas de cálculo paralelas.
- La información está distribuida entre diferentes plataformas.
- Los reportes requieren trabajo manual.
Integraciones: cuando las herramientas necesitan hablar entre sí
Una empresa puede utilizar varias plataformas especializadas sin necesidad de reemplazarlas.
Una aplicación empresarial puede funcionar como punto central y conectarse mediante APIs con servicios externos.
Piensa también en dónde estará tu empresa mañana
Una herramienta puede funcionar perfectamente para cinco empleados y convertirse en una limitación cuando la organización tiene cincuenta.
La decisión no debe basarse únicamente en lo que necesitas hoy. También conviene analizar qué procesos aparecerán conforme aumenten clientes, empleados, ubicaciones o volumen de operación.
¿Cuándo conviene utilizar software genérico?
Una plataforma existente suele ser una excelente decisión cuando la necesidad es común y no representa un elemento diferenciador para la empresa.
¿Cuándo conviene desarrollar una aplicación a la medida?
El desarrollo personalizado comienza a tener sentido cuando la tecnología puede mejorar directamente la productividad o eliminar limitaciones importantes de la operación.
Si una parte importante de tu operación depende de adaptar personas y procesos a las limitaciones de una plataforma, quizá sea momento de evaluar una solución diseñada alrededor de tu empresa.
No siempre necesitas desarrollar desde cero
Una buena estrategia tecnológica no consiste en reemplazar todo por software personalizado.
En muchos casos, la mejor solución consiste en aprovechar herramientas existentes para procesos estándar y desarrollar únicamente aquellas partes donde la empresa necesita mayor control, automatización o diferenciación.
Lo importante es que la tecnología facilite la operación en lugar de convertirse en una nueva limitación.
¿Tu empresa está adaptándose demasiado al software que utiliza?
Analizamos tus procesos y podemos ayudarte a identificar si conviene integrar tus herramientas actuales, automatizar determinadas tareas o desarrollar una aplicación alrededor de tu operación.